「責任感を有している人」とは、プロジェクトにおいて課題が発生した場合において発生元がどこであろうと自分に責任があるとしてメンバーを上手く巻き込みつつ解決に向けて動く人、そして、メンバーから相談された際にベストエフォートでの対応を迅速に行える人である、と考えます。
PM/PMOの責任感が最も問われるのはやはり「問題が発生した時」になります。「問題が発生した時にまず何をするべきか?」PMPのシチュエーション問題にもこの手のものが多く出題されるはずです。
ここで必要になるのが「メンバーを上手く巻き込んで原因を究明し、解決に向けて動くこと」であると考えます。
問題の多くは一人で解決することは到底難しく、また、抱え込んでしまうとかかりっきりになってしまい本来やるべきことが放置されてしまいます。メンバーが全員揃っている場で問題の原因を究明し、メンバーと合意しながら「誰が何をどうするか?」つまり、解決に向けた動きを決めていくことが求められます。
こうすることで自身だけでなくメンバーにも責任感を持たせることができ、問題が再発するリスクについても軽減できるはずです。
さらに、実際に動き始めてからも対応の経緯をメンバーに共有していく必要があります。こういう場合のコミュニケーション手段としてはまずは口頭でメンバー全員に問題の内容を共有し、そこからはメールやSlackやBacklog等、経緯を自動的に蓄積できるツールも組み合わせていくのがよいと考えます。
また、PMOはいろいろな開発メンバーから相談を受ける立場でありますが、技術的にコアな内容であったり、自分が管轄しているチーム外に関する内容であったりと、即答できない場合も多々あります。この際、相談を無視したり他人に丸投げしたり、そのまま黙り込むだけになったりしてしまうと当然メンバーからの信頼を失います。
私自身、現在支援に入っているプロジェクトでは技術的な部分にどうしても深入りできない状況ですし、かと言って技術に精通している訳でもありません。そこで、日々の業務で心がけていることとしては・技術的な相談を受けた際には「橋渡し役として回答できるメンバー と取りつなぐ」よう調整する
・メンバーが技術的な作業に専念できるよう事務的な作業を巻き取る
・とにかく何か1つでも自分にできることを見つけて実行に移す
といった感じになります。
「責任感」からは少々脱線してしまった話となってしまいましたが、メンバーがお互いに支え合う、方向性が1つにまとまっている、そして納期に間に合う「強いチーム」ではPM/PMOのみならずメンバー全員が責任感を有して行動できていると考えます。
そして、私たちJPSメンバーのミッションは支援に入っているプロジェクト/チームにおいてメンバーに責任感を持っていただけるようなファシリテーション、そして後方支援を実施することであると考えます。