各メンバーのタスクと進捗を報告・共有する「進捗会」はどんなプロジェクトでも開催されますが、予測型（ウォーターフォール型）のプロジェクトでは話題の中心がどうしても遅延しているタスク、緊急性の高いタスクになる傾向が強く、遅延や緊急度に比例して会議時間も長くなってしまいます。
一方、アジャイル型プロジェクトでは15分で固定された枠内でメンバー全員が同じ条件の下で一人づつ
・昨日実施したこと
・本日実施すること
・作業を進める上での課題や悩み
を報告する「デイリースクラム」が実施されることとなっている。
進捗会あるある
話を予測型に戻します。今まで行ってきた進捗会をふりかえってみると、実施しているタスクに遅延や緊急性がさほど無い人には発言機会が与えられない傾向もあったように思います。
ただ、プロジェクトにおいては今後に向けた課題や悩みは誰もが抱えているはずであり、こちらを引き出すことが難さを感じています。
こんなことをしてみました
以前、予測型のプロジェクトにおいて「会議の時間をできるだけ固定してメンバー全員に発言機会を付与し、進捗報告に加えて課題や悩みを話してもらう」デイリースクラム的な取り組みを開始したところ、予想を大きく上回る効果を得ることができました。
具体的には、各メンバーが自分の状況や考え、さらには課題や悩みをフランクに話すことで「お互いを知る」ことができるようになるというものです。
そして、遅延しているタスクを複数人で助け合いながら捌きにかかる体質ができ上がっていき、相乗効果として稼働平準化も実現できました。結果、遅延はどんどん解消し、いろいろな意味でプロジェクトが良い方向に向かっていったことを記憶しています。
予測型プロジェクトではメンバーの課題や悩みを引き出しにくい他にも作業が属人化したり、特定のメンバーの稼働が高くなったりといった事象がどんどん発生し、その度にメンバーの増員・入替が検討されるが、こちらの前にまずデイリースクラム的な進捗会を取り入れてみることを提案したい。