打ち合わせ、多いですよね・・
「会議は毎日のように実施されるが、議事録が作成されない」プロジェクトは皆様もそれなりに経験してきているはずですし、私もかなり経験してきました。そんな中、若年層のメンバーを会議に同席させ、その人に議事録を作成してもらう取り組みが実施される現場に遭遇しました。こちらの現場では、議事録のおかげで今後やるべきことを整理でき、コンフリクトが発生した時も過去の議事録を掘り下げることで経緯を振り返り、原点に立ち返ることができました。
そして、こちらの現場を経験したことにより「自身が会議を推進していく際には議事録を必ず取るようにしよう」と考え、実践してきました。周りからは「課題やタスクについて頭の中を整理できる」「タスクの抜け漏れをかなり軽減できる」「誰が何をするかがはっきりとわかり、迷うことが無くなった」等、実に多くの「嬉しい声」をいただくことができたりしました。
議事録って大変！？
肝心の議事録をどう作るかというと、単純にテキストエディタ（メモ帳）で会議の発言内容と発言者をひたすらタイピングしていき、整理の際に課題やToDoに印をつけるだけになります。WordやExcelで凝ったフォーマットを作ることが特に必要なわけではなくメモ帳だけでスタートできる取り組みになります。
会議では、今後に向けた課題やToDoがどんどん出てきますがこれらを整理して関係者に共有する手段としては「議事録」が有効になります。議事録を作成する体質が無く、課題管理・タスク管理で苦労している現場に遭遇した場合、まずは議事録を作成していく取り組みを提案し、推進してはいかがでしょうか??
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「え、あたりまえじゃん」と思う方も多いと思います。当たり前のことを積み重ね積み重ね、抜けもれ思い違いをなくしてゆく。魔法の杖はなく、地道な取り組みこそ肝要。JPSのPMOはそんな「PMO道」を今日も進んでいます。