台帳管理は大切
課題・リスク・変更要求に対してはそれぞれ一覧を管理するための台帳が作成されます。最近はJiraやbacklog等のツールも活用されていますが、一昔前まではExcelシートがごく一般的でしたね。
管理台帳には発生した課題が時系列で記録されていきますが、課題の件数が増えていくと管理しきれなくなり形骸化してしまうのがありがちです。もちろん私も何度も経験しました。
やりにくさの発生
こうなると台帳での管理は破綻し、目に付いたもの・対応できるものから潰して行く場当たり的な対応になってしまい、そして未対応のまま放置される課題がじわじわと蓄積されていくことがありがちです。
この、件数が多く管理しきれない状況では各メンバーが「やりづらさ」を感じているはずことも多いと感じます。
つまり、「自分が現在対応している課題は何をすれば完了するのか、そして、次にどれを対応し、あとどれだけ対応すればゴールにたどり着けるか」が見えない状態になっているんですね。
本当に”やりやすい”とは
このように、管理台帳を形骸化させないために必要なアクションの1つとしては「各メンバーが対応するべき課題と順序、ゴールまでの道筋を示すこと、そしてPM/PMOだけでなくメンバーが主体となって台帳を更新していく状態を作ること」であると考えます。
「作業の一覧と各作業の予実績を線表で表現することで、各メンバーはあとどれだけ作業をすれば作業が終わって休みに入れるかを把握できる。そしてゴールに向けてエンジンがかかる。」というメッセージを発信していたプロジェクトオーナーがおり、とても印象に残っています。
まずは、ゴールに向けて「どうすればメンバーが自分のやるべきことを把握しやすくなるか、作業しやすくなるか」を少しづつ考えていきたい。
そして、できるところから運用に乗せ、メンバーへのヒアリングを繰り返しながら管理台帳を形骸化させないベストプラクティスを確立させようと日々奮闘中です。
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本当に「良くマネジメントされている」状態とは、前向きなやりやすさを各メンバーにもたらせているはず。現場・現物・現実の3現と向き合いながら、よりよくしてゆく活動をJPSのPMOは今日も取り組んでいます。